Profijt van een strak debiteurenbeleid

beheer

Ik maak het nog geregeld mee dat bedrijven hun debiteurenbeleid niet op orde hebben. Navolgend enkele handvatten om dit te verbeteren. Deze liggen op zich voor de hand, maar worden vaak vergeten of niet strikt gehanteerd.   

Vermeld op de factuur de betaaltermijn. Is er overigens geen betaaltermijn op de factuur vermeld, dan geldt in beginsel de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen. Neem in de standaard opmaak van een factuur ook op dat in geval van niet tijdig betalen de wettelijke (handels)rente is verschuldigd. De wettelijke rente wordt onderverdeeld in de wettelijke rente (thans 2% per jaar) en de wettelijke handelsrente (thans 8,05% per jaar). Laatstgenoemde rente kan in rekening worden gebracht indien de factuur betrekking heeft op een overeenkomst tussen bedrijven, dus zeg maar een handelstransactie. In de overige gevallen geldt de lagere wettelijke rente van 2%. Contractueel, bijvoorbeeld op grond van algemene voorwaarden, kan er uiteraard een andere rente gelden.

Na het versturen van de factuur is het vervolgens zaak om de betaling te monitoren. Is de factuur niet binnen de vervaldatum betaald, stuur dan direct een betalingsherinnering met het verzoek om alsnog binnen 14 dagen te betalen. Wordt ook daaraan geen gehoor gegeven, dan is mijn advies om eerst nog een aanmaning te verzenden. Indien er dan nog steeds niet betaald is, verstuur dan een (aangetekende) brief, met daarin de allerlaatste sommatie om binnen 14 dagen te betalen vergezeld van de mededeling dat in geval van niet tijdige betaling aanspraak wordt gemaakt op buitengerechtelijke (incasso)kosten. Daarbij is het ook van belang om het concrete bedrag te noemen, wat ter zake aan buitengerechtelijke incassokosten is verschuldigd, indien men niet nakomt. Desgewenst kunt u daarin opnemen dat in geval van niet betalen de openstaande factuur terstond ter incasso (aan SBM Advocaten) uit handen zal worden gegeven. Dat laatste wil nog wel eens een afschrikwekkend effect tot gevolg hebben, waardoor men alsnog betaalt.

Een en ander laat natuurlijk onverlet dat ter zake ook telefonisch contact met de debiteuren kan worden gezocht. Sterker nog, ik raad dat juist aan. Ook uit commercieel oogpunt (lees: behoud van een goede relatie met de klant) kan dit raadzaam zijn. Sommige bedrijven zijn bang om een strak debiteurenbeleid te hanteren uit angst om de klant te verliezen. Die angst is op zich begrijpelijk, maar aan een klant die niet betaalt, wordt in beginsel niets verloren. Uiteraard kan er maatwerk toegepast worden. Ik bedoel daarmee dat, indien een klant trouw betaalt, maar bijvoorbeeld pas standaard na 50 tot 60 dagen, dan kan daarvoor (uit commercieel oogpunt) natuurlijk een uitzondering gemaakt worden.

Een uniform en strak gehanteerd debiteurenbeleid zal veelal tot gevolg hebben dat het
aantal wanbetalers wordt beperkt. Uiteraard is ons kantoor bereid en in staat om incasso’s ter hand te nemen, indien de debiteur weigerachtig blijft om te betalen. Mocht u interesse hebben in de gratis te verkrijgen ‘SBM incassomap’, met daarin voorbeelden, dan kunt u contact met mij of een van mijn collega’s opnemen.

Meer weten over ondernemingsrecht?