Het belang van een goed personeelsdossier

beheer

Het ontslagrecht wijzigt per 1 juli 2015 drastisch. Met name de opbouw van personeelsdossiers wordt hierbij van nog groter belang. Voor zowel de werkgever, als voor de werknemers geldt dit ingeval zij verwikkeld raken in een ontslagzaak. Op dat moment is het essentieel dat het personeelsdossier de juiste informatie bevat en toereikend is. Zo niet, dan kan ontslag tegen de zin van een werknemer een hele lastige opgaaf worden of zelfs onmogelijk blijken.

Bij ontslag door een werkgever vanwege langdurige ziekte of vanwege bedrijfseconomische redenen moet de werkgever een procedure starten bij het UWV.

Bij ontslag door een werkgever vanwege disfunctioneren,  ongeschiktheid voor het werk, verwijtbaar handelen of regelmatig ziekteverzuim moet de werkgever de ontslagprocedure bij de kantonrechter aanhangig maken. De kantonrechter is exclusief bevoegd in de laatstgenoemde  gevallen. Bij de beoordeling van het ontslagverzoek is het UWV en de kantonrechter wettelijk opgedragen om de aangevoerde gronden voor het ontslag zeer kritisch te toetsen.  Tot 1 juli 2015 was het nog mogelijk om met een ‘half dossier’ en de nodige emotie bij de kantonrechter een ontbinding van de arbeidsovereenkomst te krijgen. Vaak liet de kantonrechter dan doorschemeren dat hij de aangevoerde (en uiteraard door de werknemer betwiste) argumenten niet echt steekhoudend vond. Vervolgens was er begrip voor het feit dat partijen spreekwoordelijk niet meer door één deur konden en werd er ter compensatie van het feit dat de werkgever geen goed ‘dossier’ had opgebouwd, een hogere beëindigingsvergoeding toegekend aan de werknemer dan de kantonrechtersformule, gebaseerd op de neutrale factor c=1.

Dat is per 1 juli 2015 verleden tijd. De kantonrechter wordt ‘gedegradeerd’ tot toetser van  de ontslagregels. Elke ontslaggrond die door een werkgever wordt aangevoerd moet door de kantonrechter worden getoetst op volledigheid en juistheid, terwijl ook uit het dossier moet blijken dat de werkgever zich de nodige moeite heeft getroost om te voorkomen dat ontslag onafwendbaar werd. Zo zal de werkgever, die stelt dat een werknemer disfunctioneert omdat hij niet (meer) over de benodigde kwaliteiten beschikt om het werk naar behoren uit te voeren, de vraag moeten beantwoorden wat hij eraan heeft gedaan om de kennis en kunde van de werknemer op peil te houden. En zal een werkgever, die stelt dat er sprake is van verstoorde verhoudingen met een werknemer, moeten aantonen dat hij hierover tijdig en meerdere malen heeft gesproken met de werknemer. Dat er verbeterplannen zijn opgesteld, dat er verbeterafspraken zijn gemaakt die zijn geëvalueerd. Dat er intern of eventueel extern extra begeleiding is geweest. Dat er scholing is aangeboden om de werknemer in staat te stellen om zich verder te bekwamen etc. Ook de mogelijkheid van  herplaatsing dient aantoonbaar aan de orde te zijn geweest, indien ontslag dreigt.

Al deze aspecten zullen uitgebreid in het personeelsdossier geregistreerd dienen te zijn. Dat betekent dat er frequent beoordelings- en functioneringsgesprekken gehouden moeten worden  die schriftelijk worden vastgelegd, voorzien met handtekeningen van werknemer en werkgever! Dat betekent dat de werkgever moet kunnen aantonen dat de werknemer voldoende is begeleid en waaruit die begeleiding dan heeft bestaan. De werkgever doet er verstandig aan om de scholingsactiviteiten en de kosten daarvan goed te registreren en op te slaan in het personeelsdossier. Er geldt immers per 1 juli a.s. een wettelijke scholingsplicht. Al deze zaken zullen in de toekomst een belangrijke rol gaan spelen bij de beoordeling van het ontslagdossier. Geen dossier betekent daarbij geen ontslag. Voor vragen over het personeelsdossier kunt u bij SBM advocaten terecht. Speciaal voor MKB ondernemers organiseert SBM advocaten i.s.m. Olympia Uitzendbureau op donderdagmiddag 9 juli 2015 een bijeenkomst in Nieuwegein. Bent u geïnteresseerd, neem dan contact op met mr. W. van Slagmaat.

Meer weten over arbeidsrecht?