Een juridische blik op de Cultuurnacht Houten

beheer

Afgelopen weekend vond voor de vierde maal de Cultuurnacht Houten plaats. Een keur van artiesten trad op in cafés, restaurant, de RK kerk in het Oude Dorp, Chipolata en het Theater. Klassiek, Jazz, zeemansliederen, pop en funk, in totaal 30 optredens waren te zien op 12 verschillende podia. Dat zo'n evenement de nodige voorbereidingen kent, is duidelijk. Dat er ook veel juridische aspecten vastzitten aan het organiseren van zo'n evenement is echter niet iedereen bekend. Het begint al met de organisatie. Er is gekozen voor de rechtsvorm van een stichting zonder winstoogmerk. Die stichting contracteert muzikanten en sponsoren en is formeel aansprakelijk en aanspreekbaar als er iets niet goed zou gaan. Op die manier zijn de personen die feitelijk verantwoordelijk zijn voor de organisatie niet hoofdelijke aansprakelijk, tenzij er sprake is van wanbestuur.

De Stichting dient tijdig de benodigde vergunningen en ontheffingen aan te vragen bij het bevoegd gezag, in dit geval de gemeente. Ook maakt de Stichting tijdig afspraken met de horeca-exploitanten over de podia en de tijdstippen van optreden van de artiesten. Dit alles vergt de nodige militaire precisie. Ook geeft formeel de Stichting opdracht tot het maken van drukwerk, het plaatsen van artiestinformatie, recensies, programmering en sponsorlogo's op de website etc. Allemaal zaken die zorgvuldigheid vereisen omdat een fout vervelende gevolgen kan hebben.

Met een begroting die in de afgelopen jaren tussen de € 15.000,-- en € 20.000,-- lag, is zorgvuldig en transparant omgaan met de inkomsten van gemeente en sponsoren vereist. Alle inkomsten en uitgaven dienen inzichtelijk te zijn en er wordt verantwoording afgelegd aan zowel de Lionsclub Houten als de particuliere initiatiefnemers die Kunst een warm hart toedragen, the 'founding fathers' van dit evenement.

Ter afwending van aansprakelijkheden wordt bij elk podium toezicht gehouden door zaalwachters en ingeval van een onverhoopte calamiteit is een portier, het Rode Kruis, een eigen ordedienst en zonodig de sterke arm paraat. Kortom, zonder serieus draaiboek en duidelijke communicatielijnen is het organiseren van een evenement niet meer mogelijk.
Uiteraard wordt er voor het evenement een verzekering afgesloten. Dat geldt ook voor de kunstwerken die in het kader van de Cultuurnacht werden geëxposeerd in één van de zalen.

Tevens was ook de BumaStemra nog in beeld. Omdat er ook muziek van andere componisten/muzikanten werd gespeeld is de Stichting op grond van de Auteurswet verplicht om een bedrag aan auteursrechten af te dragen. Ook indirect waren juridische kwesties van invloed op het evenement. De lichtkrant die Houten langs de rondweg heeft staan, bleef twee maanden buiten gebruik omdat de leverancier en de gemeente discussie had over wiens algemene voorwaarden van toepassing waren bij reparaties. Zo zie je maar. Juridische aspecten zijn overal aanwezig, ook al wil je het niet.

Aangezien Van Slagmaat Advocaten dit jaar voor de vierde maal sponsor was van dit zeer succesvolle evenement en daarnaast tevens betrokken was bij de organisatie zelf, was de juridische check tijdens de voorbereidingen snel gemaakt.